Önce evrak dokümana dönüştü…
Yeni kuşaklar bırakın evrak terimini, dokümana dahi karşıdırlar. Bir form mu doldurulacak? Başvuru mu yapılacak? Mutlaka bir sitesi, sayfası olmalı. Yeni kuşaklar evrak terimini bilmezler dahi, dilekçe nedir sorsanız ancak tanımını yaparlar belki. Ama eski kuşaklar, işi dilekçe yazmak olan taburesinde oturmuş müşteri bekleyen arzuhalcileri biliriz. Bir talepte bulunmanın yolu bir dilekçe yazmak, imzalamak, ilgili kuruma götürme, dilekçeyi “evraktan geçirmekti”.
Evet, kurumların evrak bölümleri vardı. Her evrak bir numara alırdı. Evrakta istenen ek belgeler olurdu, özel kurumların dahi, bir biriminden alınan belge diğer birimine dilekçenin eki olarak veya “eksik evrak” olarak götürülürdü. Diğer bölüm evrakları görüp kendi destekleyici evraklarıyla ilişkilendir yine dilekçe sahibine verirdi veya bir sonraki bölüme gönderirdi. Böyle devam edip giderdi. Evrak takibi yapmak dahi bir meslekti. “Bugün git yarın gel” gibi deyimler kullanılırdı.
Bilgisayarlar hayatımıza girdikten sonra, önce daktilolar nostalji olmaya başladı. Yeni kuşaklar daktiloyu, o da eğer okuyorlarsa Rus Klasiklerinden bilirler ancak. Bilgisayarda yazar, yazıcıdan çıktı alır, imzalardık. Önemli bir devrimdi, daktiloda yanlış yazmanın maliyeti yüksekti. Daksil (yeni kuşak okuyucular, sözlüğe bakın lütfen) silmeniz gerekirdi.
Sonra kelime işlemciler (word processors) çıktı, eskiler bilir “word perfect” vardı örneğin. Faks geleneğini de unutmamak lazım. O dönem için devrim niteliğindeydi. Hatta faksın önemi o kadar abartıldı ki, faksla sipariş alan pastaneler dahi ortaya çıkmaya başladı. Faks ile beraber tarayıcılar (scanner) ortaya çıktı. Belgeleri dosyalarda saklamak, arayıp bulmak zor olduğu için taramak önemli operasyonel fayda sağlıyordu.
Uzatmayalım, doküman ve evrak işleri yazılım dünyasındaki ilerlemeler ile birlikte yeni sistemlere kavuştu: Doküman yönetim sistemi. Doküman yazılır, taranır, faksla gelir bir doküman yönetim sistemine dahil olur. Sonra hangi bölüme gidecekse yönlendirilir, versiyonlanır, ilgili bölümde, yeni dokümanlarla birleşir, sonra diğer bölüme gider hale geldi. Islak imzanın yerini elektronik imza tam alamasa da fiziksel dokümanlar elektronik hale geldikten sonra işlevleri azalmaya başladı. Hem çevreye katkı hem de operasyonel verimlilik. Sandık ki doküman yönetim sistemi nihai bir nokta. Hatta adını da değiştirdik, evrak değil belge (doküman) yaptık ismini. Gidip gelen işler, gidip gelen dokümanlardı artık. Bir değişiklik mi gerekecek, örneğin bir sözleşme, ilgili değişiklik hukukçulara gider, o cümle onaylanır geri gelir ve süreç böyle devam eder.
Sonra doküman eke (attachment) dönüştü…
Abartıyoruz tabi, doküman bir ek değil. Hakkını verelim, sağladığı kağıt tasarrufu için dahi müteşekkir olmalıyız.
Ama dijital dönüşüm devam ediyordu, hem dokümanın niteliği hem niceliği değişti. Doküman akışı süreç akışına dönüştü.
Gelin yine tarihsel boyutu ile bakalım.
Kelime işlemciler hızla gelişti, biz onlardan beklemesek de çok sayıda yeni fonksiyonu barındırmaya başladılar. Kelime işlemciler, doküman içerik geliştirme araçlarını öyle zenginleştirdiler, öyle kolaylaştırdılar ki, doküman yönetim sistemlerinin bu yöndeki fonksiyonları kısmen boşa çıktı. Doküman kişi ve kurumlar arasında paylaşılarak, hatta aynı anda, kimin ne zaman diğerinin ne yaptığını görerek, onaylayarak ortak geliştirilebilir hale geldi. Doküman yönetim sistemi ağır ve hantal kaldı.
Ancak asıl önemli değişim, kurumların tüm operasyonlarının uçtan uca dijitalleşmeye başlamasıydı. Artık bir form doldurmaya, doküman hazırlamaya gerek kalmamaya başladı. İlgili firmanın veya kurumun bir web sayfasından talebimizi iletebilir hale geldik. Artık nüfus kağıdı örneğine gerek yok, TC kimlik numaramız yeterli. Artık bayi olmak için form doldurmamıza gerek yok, internetten başvurabiliriz, onay kodu gelir ve onaylarız. Bir de elektronik imza veya SMS veya e-posta ile doğrulama, mobil imza devreye girince dokümanı yeniden tanımlama ihtiyacı belirmeye başladı. Diğer bir deyişle, süreçler otomasyona kavuştukça doküman sayısı azaldı.
Anımsayın lütfen, teklif hazırlamak bir doküman hazırlamaktı. Fiyat listelerinden hesaplamaları yapar, dokümanı oluştururdunuz. Oysa artık hesaplamaları yapan iş süreçleri uygulamaları teklifi üretebiliyor. Dokümana yine gerek kalmamaya başladı. Ürün fiyatları internet sitesinde yayınlanmaya başladı. Sözleşme de sitede. Sipariş formu da. Yani artık bir çok doküman süreç yönetim sistemlerinin sadece çıktıları haline geldi.
Peki artık doküman yok mu? Var, olmaz olur mu var. Örneğin teknik çizimler, örneğin değerli evrak, örneğin eski el yazmalarının kopyaları, örneğin kütüphanedeki kitapların e-kitap versiyonları.
Değişimi farklı ifade etmek gerekirse, dokümanın dönüşümü ve yolculuğu ile tanımlanan iş yapış biçimi artık bir süreç yönetimine dönüştü. Doküman dolaşmıyor artık istasyonlar, bilgi ve direktifler dolaşıyor çoğunlukla. Geleneksel dokümanlar çıktılara, eklere (attachment) dönüştü. Dokümanda ısrar etmek, e-kitabı reddedip, yaprakları sayfa sayfa çevirmekte ısrar etmek gibi. Belki bir nesil daha sürdürebilirsiniz, ama uçtan uca dijitalleşmeyen kurumların geleceği parlak görünmüyor.
En önemli belirtilerini bir çok kurum, firma hissediyor. Doküman yönetim sistemi tüm operasyonların temelini oluşturamıyor. Sürekli eklenti ve güncellemeler ile değiştiriyoruz ama olmuyor.
Workflow (iş akışı) değil, BPM (İş Süreçleri Yönetimi)
Artık iş yapış şeklimizi, iş süreçlerimizi bir doküman yönetim sistemi ile değil, süreç yönetim sistemi ile otomasyona kavuşturuyoruz.
Aman dikkat! İş akışı yönetimi ile BPM’i karıştırmayalım.
İş akış yönetimi (workflow) araçları, işlerin akışını düzenler. Bilgi ve belge akışını değil. İş akış araçları, veri tabanı gibi bir platformdur, üstünde uygulama yazmanız gerekir. Oysa süreç yönetimi, iş süreçlerinin otomasyonuna yöneliktir. Sürece dair her olguyu barındırır. Arayüzleri, iş kuralları, veri yapıları, geçişler, yetkiler, doküman yönetimi ve sürece ilişkin diğer yapılar. Kurumsal uygulamalarınızın no-code, low-code mimari ile hızla geliştirmenizi sağlar. Doküman yönetim sistemi barındırır kendi içinde. Diyoruz ya uçtan uca iş süreçleri yönetim sistemi.
Süreç yönetim sistemleri (BPM) eğer gerekirse dokümanlar işleyebiliyor, saklayabiliyor ve erişim kontrolü ile kullanıcılarına sunuyor. Ancak tersine bir doküman yönetim sistemi süreç yönetimi olarak kullanılamıyor. Çünkü süreç yönetimi çok daha büyük ve kapsamlı, doküman yönetim sisteminin unsurlarını da barındıran bir otomasyon aracı.
Uçtan uca dijitalleşme sayesinde, hem doküman sayısı azaldı, hem ilgili tüm unsurlar zaten süreç yönetiminde takip edilir olduğundan sadeleşti.
Evrak dokümana dönüşmüştü ya, doküman da bir eke (attachment’a) dönüştü. Abartılı olsa da doğruya yakın.
Şimdi gelin İş Süreçleri Yönetim Sistemlerinin Doküman Yönetimi Özelliklerinden bahsedelim.
BPM Araçlarının Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Nedir?
Wikipedia, Doküman Yönetim Sistemlerini şöyle tanımlamıştır: “genellikle (dijital) dosyaları veya belgeleri depolamak, paylaşmak, izlemek ve yönetmek için kullanılan bir yazılım sistemidir.”
Buradaki tanımdan da anlaşılacağı üzere doküman yönetimi, fiziksel dokümanların dijitalleştirilerek arşivlenmesi yanında bu dokümanların farklı kullanıcılarla paylaşılması, içeriğinde yer alan bilgilerin zenginleştirilmesi, değiştirilmesi, güncellenebilmesi, yorumlanması gibi kullanıcıların birlikte eş zamanlı olarak müdahalelerine imkan tanıması ve doküman tarihçesinin detaylı olarak sürüm güncesi kayıtlarıyla takip edilebilmesini kapsamaktadır.
Genellikle içerik yönetim sistemlerinin (ECM) bir bileşeni olarak bilinen doküman yönetimi dijital varlık yönetimi, belge görüntüleme uygulamalarıyla entegre çalışırlar.
Doküman Yönetim Sistemleri Neden Gereklidir?
Günümüzün modern işletmelerinde artık kimsenin 'kağıt kürek işleri' ile uğraşmayı sevmediğini tahmin etmek zor değil. Hatta dilimizde bu ifade daha çok 'gereksiz bürokrasi'yi tanımlamak için kullanılır. Ancak yine de işimizi güvenceye almak için her durumda belgelerle çalışma zorunluluğumuzu göz ardı edemeyiz.
Bu durumun yarattığı bir sonuç olarak ne yazık ki bugün herhalde hangi kuruma el atsanız gündelik olarak üretilen belge yığınından, ortaya çıkan ancak katma değerli hale getiril-e-meyen büyük veri hacminden, düzensiz dosyalama mekanizmaları nedeniyle bilgiye kolay ulaşamamaktan ötürü şikayetlere şahit olursunuz.
İşte sistemsel doküman yönetimi tam da bu noktada devreye girer. BPM araçlarındaki DYS'lerin önemini 5 ana başlık altında özetleyebiliriz:
1. Verimlilik:
DYS sayesinde bir bilgi ya da belgeye ulaşmak konvansiyonel çözümlere göre kat-be-kat kolaylaşır ve hızlanır. Bu iş için harcanan zamanın azalması, topyekün verimliliğin de artmasına neden olur. Bunun dışında standart rutin işler otomatik iş akışları ile kolaylaştırarak manuel sarfedilen efor minimum seviyeye indirilir. Bu noktada belge oluşturmak için gereken zamanı azaltan bir başka unsur da belge şablonlarının kullanılabilmesidir. Bu sayede belge içeriği oluşturmak sadece bir şablonun açılmasından ve güncellenmesinden ibarettir.
2. Yasal Düzenlemelere Uyum:
Sektörel mevzuatın gerekliliklerini tam olarak karşılayabilmek için sistemsel bir belge yönetimi çözümü bir tür zorunluluktur. Belgelerdeki değişikliklerin takibi, ulusal ve uluslararası standartlara uyumunun sağlanması için mutlaka tüm resmi ve gayrı resmi dokümanların sistemsel bir yapıda yönetilmesi gerekir.
3. Bilgi-Belge Güvenliği:
DYS, erişim yetkilendirme yapısı, şifreleme ve denetim araçları ile hassas belgelerin ve bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini temin eder. Özellikle siber tehditlerin arttığı bu dönemde bilgi ve belge güvenliğinin temin edilmesinin bir işletme için ne denli kritik olduğu herkes tarafından kabul görmüştür.
4. Maliyet Avantajı:
DYSlerinin doğrudan maliyet avantajı sadece fiziksel basılı belge yani kağıt maliyetini ortadan kaldırmaktan çok daha ötedir. Fiziksel olarak bir dokümanın arşivlenmesi, bu arşivin güvenli koşullarda saklanması ve bu arşivdeki bir dokümana ya da dokümandaki bir bilgiye ihtiyaç halinde ulaşılmasının maliyeti dramatik biçimde yüksektir. Bu araçların her birinin dijitalleştirilmesi, sağladığı diğer tüm avantajların yanı sıra, geleneksel çözümlere göre çok daha ekonomik ve kalıcıdır.
5. Koordinasyon ve İşbirliği:
DYSler belgeler üzerinde birlikte-çalışma imkanı tanıyarak, ekiplerin fiziksel olarak bir mekana ya da konuma bağlı kalmaksızın çalışmasına imkan tanır. Bu kolobratif fonksiyonlar sayesinde aynı belgeler üzerinde farklı kullanıcılar tarafından eş zamanlı güncellemeler yapılabilir, belge üzerinde yorumlar ve açıklamalar paylaşılarak görüş alışverişi yapılır ve olası karışıklıkları engellemek üzere belgeler otomatik olarak versiyonlanarak saklanır.
Görüldüğü üzere bir DYS’nin çok sayıda ve kritik öneme sahip faydası var. Bu sunulan faydalar, basitçe bir işletmede belgeleri yönetmenin çok ötesinde sonuçlara neden olur. Hatta işletme fonksiyonlarının temelini etkiler.
DYS’nin faydaları, bilgi güvenliğinden ve eş zamanlı olarak bir arada çalışarak daha üretken bir ekip yaratılmasına ve tasarruf yaratmasına kadar bir işletmeyi bir çok açıdan etkiler. Bir DYS kullanmak sadece belgeleri yönetmekle ilgili değil; iş yapma şeklinizi bütünüyle dönüştürmekle ilgilidir.
BPM’in Bir Modülü Olarak DYS’nin Temel Bileşenleri Nelerdir?
Doküman yönetimi temelde 3 ana fonksiyon üzerine konumlanmış olmakla birlikte günümüzde bu sistemler doğrudan BPM sistemleri ile entegre biçimde BPM’in içinde bir özellik olarak kullanılmaktadır. Dolayısıyla otomatik iş akışlarını da doküman yönetiminin bir unsuru olarak düşünebiliriz.
Öncelikle, doküman yönetimi için ilk bileşen Belge Tanıma özelliğidir. Bu özellik sayesinde fiziksel belgeler genellikle tarama yöntemiyle DYS’e aktarılarak dijitalleştirilir. Biraz daha gelişmiş DYS’lerde bu işlem optik okuyucular (Optical Character Recognition- OCR) aracılığı ile gerçekleştirilir.
Doküman yönetiminin ikinci bileşeni dijitalleştirilen belgelerin saklanması ile ilgilidir. Belge depolama, dijital belgelerin bir arşivleme sistemi ile saklanması, bu arşivden istenildiği her an kolayca ve güvenli koşullarda ulaşılabilmesini temin etmelidir.
Bir diğer bileşen ise arşivlenen bu dijital belgeler ve belgelerin içeriğinde yer alan veriler üzerinde çok boyutlu olarak arama imkanının olmasıdır. Anahtar kelimeler, meta verileri ve değişken kriterlerle arama ve erişim imkanının olması bir DYS’nin en kritik fonksiyonlarındandır.
Bir işletmede kullanılan dokuman yönetiminin en kritik bileşeni bu fonksiyonun iş akışları içerisinde süreç yönetimi disiplini altında kullanılabiliyor olmasıdır. Belgeye dayanan süreçlerin otomasyonu; onaylama, değerlendirme, inceleme ve yönlendirme gibi görevlerin kolaylaştırılması için bu önem arz eden bir gerekliliktir.
Bu temel bileşenlerin tamamının ele alınması ve anlaşılması, iyi işleyen bir DYS’nin gerçek potansiyelinden yararlanmak için çok önemlidir. Kurumsal belgelerinizle beslenen, akıcı, düzenli ve verimli bir ekosistem oluşturmak için bu bileşenlerin bütünsel ve entegre biçimde çalışması gerekir.
Aşağıda doküman yönetiminin bir bileşeni olarak bu alanın temel kavramlarından bazılarını ve tanımlarını bulabilirsiniz:
Metaveri (Metadata)
Meta veriler genellikle her belgenin sistemsel bilgilerini tanımlayan verilerdir. Örneğin belgenin oluşturulduğu tarih ve oluşturan kullanıcının ya da dosya üzerinde işlem yapan kullanıcıların kim olduğu gibi bilgiler metada alanında saklanır. Bugün çoğu DYS, metadata değerlerini bir belgede otomatik olarak tespit edebilmektedir. Metadata alanında aynı zamanda belge içeriği ile alakalı anahtar kelimeler ve etiketler belirlenerek gelişmiş arama özelliklerinden yararlanılır.
Belge Yakalama (Capture)
Bir belgenin dijitalleştirilerek tanınması için öncelikle kağıt belgelerin görüntülerinin tarayıcılardan geçirilerek okutulmasını anlamında kullanılır. Dijital görüntülerin bilgisayarlar tarafından algılanabilir bir metne dönüştürmek için, tarayıcı donanıma entegre edilmiş veya bağımsız bir yazılım olarak optik karakter tanıma (OCR) yazılımları kullanılır.
Dizin Oluşturma (Indexing)
Dizin oluşturma elektronik belge içeriklerini anahtar kelimler aracılığı ile sınıflandırma işlemidir. Daha çok bilgi sorgulamak, arama yapmak, bilgiye kolayca ulaşmak için kullanılan şematik bir yapıdır.
İşbirliği (Collabration)
Belgelerin oluşturulması sonrasında bir belge üzerinde eş zamanlı olarak yetkili kullanıcılar tarafından görüntüleme, işlem, değişiklik ya da yorum ve açıklama yapılabilmesi özelliğidir. Belge üzerinde ortaklaşa çalışmalar yapılırken diğer kullanıcıların erişimi engellenmelidir. Doküman yönetimi sistemlerinin işbirliği özelliği, her bir kullanıcı tarafından yapılan işlemlerim otomatik olarak kaydedilmesini sağlar. Böylece doküman geçmişinin detaylı olarak izlenmesine imkan tanır.
Versiyonlama -Sürüm Oluşturma (Versioning)
Sürüm oluşturma, belgelerin doküman yönetim sistemine kaydedilmesi, üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonraki halinin güncellenmesi, kullanıcıların eski sürümlere ulaşabilmesi ve seçilen bir noktadan çalışmaya devam etmesine imkan tanıyan bir işlemdir. Sürüm oluşturma, zamanla değişen ve güncellenmesi gereken belgeler için kullanılır. Özellikle ihtiyaç duyulduğu hallerde, önceki bir sürüme (versiyona) geri dönmek veya sürümü referans göstermek gerekebilir.
BPM’lerin Doküman Yönetimi Modülünün Faydaları Nelerdir?
1. Yasal Uyum:
Her sektörün kendine özgü uyması gereken yasal düzenlemeleri vardır. Bir işletme hem genel ticari hem de sektöre özel bu yasal koşullara uyum sağlamakla yükümlüdür. İş süreçlerinize entegre bir doküman yönetimi, ihtiyaç duyulduğunda gerekli belgelere anında ulaşılma imkanı sunarak yasal uyumsuzluk riskini ortadan kaldırır. Örneğin bir müşterinizin sözleşmeden kaynaklanan bir uygulamanıza mahkemeler nezdinde itirazı halinde ilgili iş akışı içerisinde müşterinin sözleşmesine ve detaylarına ulaşmak saniyelerinizi alır. Ayrıca dokümanların versiyonlarının değişiminin denetimi ve kontrolü gibi denetim izlerinin takip edilebiliyor olması, yasal uyumun sürekliliğinini de güvence altına alır.
2. İş Akışı Entegrasyonu:
Bir işletmede kullanılan dokümanlar çoğu zaman iş süreçlerinin ayrılmaz parçasıdır. Doküman yönetiminin BPM ile entegre edilmesi, belgelerin iş akışlarında kullanılabilmesine ve ihtiyaç halinde de ulaşılabilmesine imkan tanır. Diyelim ki kalite denetim sürecinde yapılan kontrolleri belgelemek istiyorsunuz. Bunun için BPM’de oluşturduğunuz iş akışına eklenen kontrol dokümanları ile bu işlemi mükemmel biçimde gerçekleştirebilir ve yönetebilirsiniz.
3. Verimlilik:
BPM yazılımının iş kurallarına dayanan otomasyonel fonksiyonları sayesinde, belgeye dayalı iş akışlarında verimliliği artıracak biçimde otomatik görevler ve atamalar tanımlayabilirsiniz. Dokümanların otomatik olarak bir kullanıcı ya da bir kullanıcı grubuna atanması, ilgili kullanıcının belirli kurallarla doküman üzerinde işlem yapmasını sağlar. Ayrıca iş akışındaki adımların sistemsel olarak takip edilerek gecikmelere karşı kullanıcının ve yöneticilerin uyarılması gibi bir dizi verimliliğin artmasına neden olacak sistemsel çözümden yararlanabilirsiniz. Üstelik bu sayede hata yapma riskini azaltırken manuel olarak sarfedilen eforu da minimum düzeye indirebilirsiniz.
4. Bilgi Güvenliği:
Kurumsallaşma süreci işletme için önem derecesi yüksek nitelikli verilerin işlenmesini gerektirir. BPM sistemi ile entegre çalışan bir doküman yönetimi, bu türden kritik belgeleri ve bilgileri korumak için durumlara bağlı özel tanımlı erişim kontrolleri ve şifreleme gibi güvenlik tedbirlerinin uygulanabilmesini sağlar.
5. Müşteri Memnuniyeti:
Özellikle ucu müşteriye dokunan süreçlerde müşteri bilgilerine ve belgelerine kolay erişim imkanı olması doğrudan müşteri memnuniyetine etki eder. Daha kısa sürede yaratılan ve iş akışlarıyla standartlaşmış çözüm, hizmet kalitesini artırır.
6. Maliyet Optimizasyonu:
Tamamen dijitalleşmiş bir ekosistemde işletmelerin elde edeceği en önemli avantaj fiziksel ortam ve araçlara olan ihtiyacın azalması ya da tamamen ortadan kalkmasıdır. Artık kağıt belge, dosya, klasör ve fiziksel arşiv ve bu araçların sürdürülebilirliğini sağlamak için gereken organizasyonun, kadroların olmadığı bir iş yaşamı düşünün. Hemen bu saydıklarım için bir yılda ne kadar bütçe ayırdığınızı hesaplayın ve bunu tasarruf hanenize ekleyin.
7. Koordinasyon ve İşbirliği:
Bir işletmede bir belgenin ortalama kaç el değiştirdiğini hiç düşündünüz mü? Doküman yönetimi özelliklerine sahip bir BPM ile iş akışlarında kullanılan belgelerin üzerinde eş zamanlı olarak işlem yapabilme imkanına kavuşursunuz. Bu sayede hem karar verme mekanizmalarınızda hem çalışma biçiminizde hem de kurumsallaşma sürecinde ciddi bir sıçrama yaşarsınız.
8. Bilgiye ve Belgeye Erişim Kolaylığı:
BPM ile iç içe çalışan bir doküman yönetimi sistemi sayesinde belgelere ve bilgilere ulaşmak çok daha kolay olacaktır. Bir yandan çok kısa sürelerde bir belge ya da bilgiye ulaşırken diğer yandan çok daha akıllı aramalar yapabilirsiniz. Dokümanlardaki metinlerin indekslenebilmesi, meta verilerin etiketlenebilmesi belgeler arasında kaybolmayı ve gereksiz zaman harcamayı engeller.
9. Büyümenin Yönetilebilmesi:
İş hacminiz büyüdükçe kullandığınız belge ve bilgi hacmi de büyüyecektir. BPM platformunuzla entegre bir doküman yönetiminden yararlanmak bu büyümeyi ölçeklendirerek yönetebilmenize imkan tanır. Bu sayede artık kullandığınız alt yapınız değişime uyum sağlama hızınızın önündeki bir engel olmaktan çıkar. Kurumsallaşma sürecinizin doğru yönetilmesi için bu kaçınılmaz bir ihtiyaçtır.
10. Analiz ve Raporlama:
BPM yazılımınız özelleştirilebilir raporlama ve dashboardlar ile bu raporları görsel araçlara dönüştürme özelliğine sahiptir. İş akışlarınız içinde kullandığınız dokümanlar ve bilgileri dijitalleştirerek işinizi uçtan uca raporlayabilir ve izleyebilir hale getirirsiniz. Analizlerle elde edeceğiniz iç görülere dayanarak tüm iş süreçlerinizi sürekli optimize etme ve performansı yönetme imkanına kavuşursunuz. Veriye dayalı karar alma süreçleriniz için bu kritik bir özelliktir.
Kısaca ifade etmek gerekirse doküman yönetimini BPM yazılımınıza entegre etmek, verimliliği, ekipler arası uyumlu iş birliğini, mevzuatın gerektirdiği koşullara uyumu ve bilgi güvenliğini artırarak kurumsallaşma sürecinde göz ardı edilemez öneme sahip bir konuma sahiptir. İş akışlarınızın su gibi akmasına, bugünün koşullarında artık gereksiz hale gelen maliyetlerden kurtulmaya ve işletmenizin operasyonel verimliliğini artırmaya yardımcı olur.
BPM ile Doküman Yönetim Sistemi Nerelerde Kullanılır?
Aşağıda farklı sektörlerde doküman yönetimi sistemlerinin kullanım alanlarına dair somut örnekler bulabilirsiniz. Bu örnekleri paylaşırken özellikle BPM ile iç içe doküman yönetimi sistemlerinin çıktılarına yer vermeye gayret edilmiştir.
1. Üretim Sektöründe Doküman Yönetimi
Üretim Sektöründe daha çok üretim süreçlerini optimize ederken kalite kontrol süreçlerini ve denetimleri belgelemek için doküman yönetimi özelliklerinden yararlanılmaktadır. Ayrıca tedarik zincirine dair belgelerin yönetilmesi ve envanter sistemleri ile entegre edilerek envanter yönetimindeki verimliliğin artırılması için de kullanılmaktadır. Buna ek olarak mevzuata ve uluslararası standartlara uyumluluğun temin edilmesi için de doküman yönetimi sistemlerinden yararlanılmaktadır.
2. Küçük ve Orta Boy İşletmelerde Doküman Yönetimi:
Özellikle büyümekte olan işletmeler için bu büyümeyi verimli biçimde yönetebilmek işletmenin sürdürülebilir ticari başarısı için vazgeçilmezdir. Faturalama ve tahsilat süreçlerinde, ilgili tüm paydaşlarla gerekli belgelerin kolayca paylaşılması için dokuman destekli bir BPM’den yararlanılmaktadır. Aynı imalat sektöründe olduğu gibi KOBİ’ler için de sipariş yönetimi ve yasal uyum koşulları için BPM’ler kullanılmaktadır.
3. Kamu Sektörü Kullanım Alanları:
Her kamu kurumunun hizmet alanına göre değişmekle birlikte tüm kurumları ilgilendiren bir ortak nokta olarak hukuki süreçleri kolaylaştırmak için doküman temelli BPMlerden yararlanılmaktadır. Belge üzerinde çalışırken işbirliğini artırmak üzere kullanılan BPM sayesinde vaka belgeleri, sözleşmeler ve resmi yazışmalar sürüm yönetimi ve kontrolü ile güvenli koşullarda gerçekleştirilebilir. Aynı zamanda yasal uyum ve içtihatlara uygunluk kontrolleri için BPM’lerin ileri düzey arama özelliklerinden yararlanılmaktadır. Vatandaş hizmetlerini odağına alan kamu kurumlarının BPM yazılımı aracılığı ile belgeye dayanan süreçlerini kurumsallaştırması kaçınılmaz.
Bu sektörler ve iş alanları, ilk akla gelen ve yoğunlukla iş süreçlerinde dokümanlardan yararlanan sektörler. Bununla birlikte yaygın biçimde tüm sektörlerde dokümana dayalı tüm iş akışları için sektöre özel kullanım biçimlerine rastlanılmaktadır.
Doküman Yönetimi Destekli İş Süreçleri Yönetiminin Geleceği
Teknolojinin gelişimine bağlı olarak doküman yönetimi destekli BPM çözümleri de günün koşullarına göre kendilerini güncelleyerek gelişiyorlar.
Öncelikle hem kategorizasyonda hem de arama ve analitik raporlama fonksiyonlarında doğal dil işlemeyi kullanan makine öğrenimi temelli yapay zekadan yoğun biçimde yararlanılacağını görüyoruz. Bu alanda özellikle tahmine dayalı analitik çözümlerle belge sınıflandırması ve bunun için makine öğrenimi algoritmaları kullanımı yaygınlaşacak.
Kurumsal yaşamı kolaylaştırmak ve verimliliği artırmak için diğer iş yönetim sistemleriyle entegrasyon daha da kolaylaşacak ve kaçınılmaz hale gelecek. CRM sistemleri, muhasebe sistemleri ve ERP’ler gibi diğer sistemlerle entegre çalışan BPM’ler bütünsel olarak işletme verimliliğini artıran sonuçlar yaratacaklar. Buna paralel olarak çok faktörlü kimlik doğrulama mekanizmaları ile süreçlerdeki bilgi güvenliği temin edilirken blockchain teknolojisinden yararlanarak belgelerin orjinalliği sağlanarak güvenli koşullarda erişimi mümkün hale gelecek.
Veri bütünlüğünü sağlayarak yasal mevzuata uyumluluğu tesis eden BPM’ler, denetimi ve takibi otomatik iş kurallarıyla gerçekleştirecek. Aynı zamanda belgeleri türlerine göre yaşam döngülerine özel biçimde yönetirken belge saklama ve imha politikaları otomasyonlarla uygulanacak.
Kağıtsız bir işletme yönetimi ile çevre dostu bir iş yapma biçimi yaygınlaşacak. E-imza, e-fatura gibi araçlar dijitalleşen iş akışlarında kullanılacak. Sürdürülebilirlik alanında atılan adımlarla doğa dostu işletmecilik anlayışı gelişecek.
Sonuç olarak doküman temelli ve belgeye dayalı iş akışlarının daha yoğun kullanıldığı kurumsal iş süreçleri yönetimi çözümlerinin geleceği iş yönetimi arenasında yeni ufuklara yelken açıyor. Teknolojinin gelişimine bağlı olarak doküman ve belge yönetimi iş yapma biçimini kolaylaştırarak, üretkenliği ve güvenliği artırmada önemli bir rol oynamaya devam edecektir.
