Operasyonel Mükemmellik Nedir?
Operasyonel mükemmellik, bir kuruluşun süreçlerine ve sistemlerine odaklanarak performansını sürekli optimize etmeyi amaçlayan bir iş yönetim felsefesidir. Bu bakış açısı, verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak ve ürün veya hizmetlerinin genel kalitesini iyileştirmek için bir kuruluşun çalışma şeklini sürekli iyileştirmesini ve geliştirmesini kapsamaktadır. İşletmelerin günümüz rekabet koşullarında ve her geçen gün artan belirsizlik ve karmaşa içinde müşterilerine yarattıkları değeri sürekli artırdıkları, bunu yaparken işletme kaynaklarını etkin biçimde kullanmayı ilke edindikleri bir sürekli iyileşme felsefesidir.
Her sektöre göre farklı uygulamaların yoğun olarak kullanıldığı birçok farklı disiplinin ve metodun kapsayıcı çerçevesini ifade etmektedir. En bilinen, genel kabul görmüş ve yaygın operasyonel mükemmellik diğer bir adı ile organizasyonel mükemmelik metotları arasında 6 Sigma, Yalın Yönetim ve TPM (Total Productive Maintenance – Toplam Verimli Bakım) gibi iş yönetim metodojileri gelmektedir.
Operasyonel Mükemmelik Kavramı Nereden Gelir?
Özünde, operasyonel mükemmellik, organizasyon içinde bir mükemmele adanmışlık kültürü yaratmakla ilgilidir. Bu, sürekli iyileştirme zihniyetini teşvik etmek ve tüm çalışanları sorunları belirleme ve çözme konusunda yetkilendirmek anlamına gelir. Ayrıca, maksimum verimlilik ve etkinlik elde etmek için net amaç ve hedefler belirlemeyi, kurumsal strateji ve taktikleri bu hedeflerle uyumlu hale getirmeyi kapsamaktadır.
Operasyonel Mükemmeliğe Ulaşmak için Hangi Yaklaşımlar Kullanılır?
Organizasyonların operasyonel mükemmelliğe ulaşmak için uygulayabilecekleri bir çok yaklaşım mevcuttur. Popüler yöntemlerden biri, kusurları ve israfı ortadan kaldırmak için süreçleri analiz etmeyi ve iyileştirmeyi içeren problem çözmeye yönelik sistematik bir yaklaşım olan Altı Sigma'dır. Altı Sigma, süreçlerdeki verimsizlikleri belirlemek ve ele almak için kullanılabilen DMAIC süreci (Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir, Kontrol) gibi bir dizi özel araç ve teknik içerir.
Altı Sigma ile birlikte sıklıkla kullanılan bir başka yaklaşım da, Altı Sigma yaklaşımı ile Yalın Üretim felsefesinin bir karışımı olan Yalın Altı Sigma‘dır. Yalın üretim, üretim sürecinde katma değeri olmayan faaliyetleri tanımlayıp ortadan kaldırarak değeri en üst düzeye çıkarmaya ve israfı en aza indirmeye odaklanan bir felsefedir. Yalın Altı Sigma, bir organizasyonun performansını optimize etmek için Altı Sigma ilkelerini Yalın Üretim ilkeleriyle birleştirir.
Bu metodik yaklaşımların bir kurumda hayat bulmasını sağlamak üzere, kuruluşların operasyonel mükemmelliğe ulaşmak için kullanabilecekleri araçların başında BPM (Kurumsal Süreç Yönetimi) yazılımları gelir. Bu yazılımlar, BPMN ve BPM 2.0 gibi normatif disiplinlere bağlı kalarak, kurumdaki tüm işlerin iş kurallarıyla otomatize edilmiş birbirleriyle ilişkili durumlar arası geçişlerle tanımlanmış ve tasarlanmış iş akışlarıyla yönetilmesini sağlayan kurumsallaşma çözümleridir.
Operasyonel Mükemmellik İçin BPM Yazılımının Önemi Nedir?
BPM yazılımları sayesinde kurumlar bir yandan standartlaşan işlerin kendiliğinden yürütülmesini sağlarken diğer yandan da verimsizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için süreçlerin görsel diyagramlarını (dashboard) oluşturmayı içeren süreç haritalamayı ve sorunların altında yatan nedenleri belirlemeye yönelik sistematik bir yaklaşım olan kök neden analizinden yararlanırlar.
Operasyonel mükemmelliğe ulaşmak, sürekli iyileştirme taahhüdünü ve değişimi benimseme isteğini gerektirir. Aynı zamanda etkili iletişim ve işbirliğinin yanı sıra sürekli değişen iş ortamına uyum sağlama becerisini en temel koşullardan birisidir. Kurumların operasyonel mükemmelliği uzun vadede sürdürebilmeleri için, sürekli iyileştirmeyi sağlamak üzere çalışanlarının gereken bilgi ve beceriye ulaşmalarını sağlamak amacıyla eğitime ve gelişimine yatırım yaparken kurumsal mükemmellik için de yatırım yapmaları gerekir.
Operasyonel Mükemmellik Kültürü İşletmelere Ne Sağlar?
Operasyonel mükemmelliğin bir işletmeye sağladığı fayda çok boyutludur. Kuruluşlar, süreçleri kolaylaştırarak ve israfı ortadan kaldırarak maliyetleri azaltabilir ve işletme kârını artırabilir. Ek olarak, sürekli iyileştirmeye odaklanmak, artan müşteri memnuniyeti ve bağlılığının yanı sıra daha ilgili ve motive olmuş bir iş gücünün de anahtarıdır.
Ancak her işletmede maliyet yapısına bağlı olarak farkında olunmayan ve fakat önlenebilme imkanı olan kayıplar mevcuttur. İşletmenin bu kayıpları farketmesi ve kayıplarla mücadele eden bir organizasyon kurarak çalışanların gönüllü olarak kayıpları azaltacak bir kurum kültürüne sahip olmalarını sağlayacak bir habitat oluşturulmalıdır.
Bir organizasyonun en önemli unsuru insandır. Çalışanlarının mutlu olmadığı hiçbir kurum kalıcı olamaz. Sürdürülebilir başarı için çalışanların kendilerini üretken hissettikleri ve yaptıkları işten haz aldıkları koşulları yaratmak gerekir. Bu noktada asıl hedef, problemlere karşı kendiliğinden harekete geçen sürekli gelişime adanmış ve değişime uyum esnekliğine sahip profesyoneller yetiştirmektir. Çok çalışmak ve verimli çalışmak aynı şey değildir. Çalışanların yaptıkları her işin sonuca olan etkisini bilerek ve görerek iş yapmaları verimlilik esasının tüm işlere yayılmasını sağlamaktadır. Bunun için görünen ve görünmeyen tüm kaynakların finansal bir değerinin olduğunun farkında olunması ve tüm kaynaklar ve bu kaynakların kullanımı ile alakalı standartların olması gerekir. Standartların olmadığı alanda başarı tanımlaması yapılamaz. Başarı için belirlenecek en önemli standartlar ise en iyi sonuçlar referans alarak belirlenmelidir.
Sonuç olarak, operasyonel mükemmellik, süreçlerin ve sistemlerin sürekli iyileştirilmesi ve optimizasyonu yoluyla bir organizasyonun performansını optimize etmeyi amaçlayan bir iş felsefesidir. Kuruluşlar, bir mükemmellik kültürü yaratarak ve çalışanları sorunları belirleme ve çözme konusunda yetkilendirerek, artan verimlilik, maliyet tasarrufu ve gelişmiş müşteri memnuniyeti elde edebilir.
Unutmayın, mükemmelliğe adanmışlık sonsuz bir yolculuktur!
