BPM Implementation

ADIM 1

Proje Ekibi Atama

Proje ekibi, Next4biz BPM ürün danışmanları ile birlikte çalışacak Süreç Sahipleri ve Süreç Tasarımı Anahtar Kullanıcılarından oluşan Next4biz BPM’in kurumunuzdaki en üst düzey temsilcileridir. Next4biz’i kurumunuza uyarlayacak, Next4biz BPM ürün danışmanları ile koordinasyonu sağlayacak ve Next4biz’i yönetecek yetkililerdir.

Süreç analistinin, kurumsal süreçlerinizin hangi adımlardan oluşması gerektiğini, her adımdaki uygulayıcı kullanıcı grubunun kimlerden oluşması gerektiğini, adımlar arası geçişlerin hangi tür iş kurallarına dayanarak tasarlanması gerektiğini belirleyebilecek iş bilgisine sahip olması gerekir. Ayrıca yüksek planlama, analiz ve stratejik düşünme becerisine sahip, ileri düzeyde bir kullanıcının olması uyarlama sürecinin önemli başarı faktörleri arasındadır. Süreç analistinin sahip olması gereken özellikler ve sorumlulukları hakkında daha fazla detay bilgi için buradaki bloğumuzu okuyabilirsiniz.

Her kurumdan en az 2 anahtar kullanıcı atanması gerekir. Bunlardan birisinin kurumun kurumsal süreç stratejilerine ve uygulamalarına hakim bir iş birimi temsilcisi olması, diğerininin de süreç tasarımcısı nitelikte bir teknik uzman olması uyarlama sürecini kolaylaştıracaktır.

Anahtar kullanıcılar, Tasarım ve Uyarlama Eğitimi’ne katılarak sertifika aldıktan sonra tüm uyarlama projesi süresince kurumunuz ile koordinasyonu sağlayacak, sonrasında da Next4biz’in konfigürasyon yetkilileri olacaklar. Bu ekibin tüm programa sıkı sıkıya bağlı kalması ve uyarlama sürecinin aktif bir katılımcısı olması uyarlama projesinin başarısının en önemli faktörlerindendir. Uyarlama sürecinden sonra bu sorumlulukların ilgili anahtar kullanıcılarda kalması ve eğer anahtar kullanıcılarda görev değişiliği olursa mutlaka yeni görevli anahtar kullanıcıların gerekli Tasarım ve Uyarlama Eğitimleri’ne katılması gerekir.

ADIM 2

Tasarım ve Uyarlama Eğitimi

Bu bir ANAHTAR KULLANICI eğitimidir. Yani kurumunuzda ilk adımda belirlediğiniz Next4biz BPM’in konfigürasyon yetkilisi olacak 2 yetkiliniz bu eğitime katılacaklar ve eğitimdeki başarılarına göre sertifika alacaklar. Dolayısıyla ile bu eğitim bir son kullanıcı eğitimi değildir. Toplam 40 saat süren eğitim ONLINE olarak gerçekleştirilir ve 2 haftada tamamlanır. Eğitim içeriğine ve takvimine buradaki linkten ulaşabilirsiniz. Bu eğitimin anahtar kullanıcılarınıza kazandıracağı yetkinlikle beraber tüm uyarlama süreci çok kısa süre içerisinde tamamlanabilecek ve sonrasında Next4biz BPM’in konfigürasyonu bu yetkililerde olacak.

Anahtar kullanıcıların eğitim programını hiç aksatmadan eğitime eksiksiz katılmaları gerekir. Eğitim süresince sadece eğitime odaklanarak eğitimde paylaşılan uygulama örneklerini gerçekleştirmeleri sertifikalı bir Next4biz BPM anahtar kullanıcı olabilmeleri için temel koşuldur. Eğitim programından başarıyla geçemeyen anahtar kullanıcılar uyarlama projesinde görev alamazlar. Kurumlar için anahtar kullanıcı sorumluluğu esastır ve görev değişikliği olması halinde mutlaka yeni anahtar kullanıcıların Tasarım ve Uyarlama eğitimini alması gerekir.

ADIM 3

Süreç Analizi ve Çözüm Tasarımı

İhtiyaç Analizi Soru Seti: Next4biz proje yönetimi ekibi, eğitime katılan anahtar kullanıcılara Next4biz BPM İhtiyaç Analizi Soru Seti dokümanını gönderir. Bu dokümandaki sorular anahtar kullanıcılar tarafından yazılı olarak cevaplarak Next4biz proje yönetimi ekibine gönderilir.

Proje Başlangıç Toplantısı: Next4biz proje yönetimi ekibi kurumda anahtar kullanıcıların koordinasyonu ile birlikte uyarlama sürecinde görev alacak tüm ilgililerin yer aldığı bir başlangıç toplantısı gerçekleştirirler. Bu toplantıda Next4biz BPM İhtiyaç Analizi sorularının cevapları gözden geçirilir ve uyarlama proje planı taslağı paylaşılır.

Proje Analiz Dokümanının Hazırlanması: Anahtar kullanıcıların ihtiyaç analizi soru setine verdikleri cevaplar ve proje başlangıç toplantısında elde edilen bilgiler derlenerek Proje Analiz Dokümanı’na aktarılır. Bu dokümandaki bilgilere göre yapılacak detaylı iş analizi, müşteri bilgileri analizi, entegrasyon analizi, raporlama analizi kapsamı belirlenir.

Veri Analizi: Süreç yönetimi stratejilerinize bağlı olarak iş akışlarında ve müşterilerle ilgili akışlarda kullanılacak formlarda hangi temel ve değişken bilgilerin sistemde tutulacağına Veri Analizi’nde karar verilir. Bu analiz sonucuna göre Next4biz BPM’de gerekli Bildirim ve Müşteri Özel Alan tanımlamaları yapılır ve ihtiyaç duyulacaksa bu veri alanlarının entegrasyon araçları belirlenir. Akışlarda kullanılacak veri setinin hangilerinin dış sistemlerden geleceği tespit edilir.

Entegrasyon Analizi: Kurumunuzda kullandığınız hangi yazılımlarla Next4biz CSM’in entegre edileceğine dair yapılan analizdir. Bu analiz kapsamında iletişim kanalları, iş uygulamaları gibi tüm dış sistemler değerlendirilir. Entegrasyon yöntemi ve planı hazırlanır.

Çözüm Tasarım Raporu (ÇTR): Next4biz proje ekibinin hazırlayacağı bu raporla birlikte Next4biz BPM’in kurumunuza uyarlama detayları hazırlanmış olur. Rapor kapsamında mevcut durum analizlerine bağlı olarak süreç tasarımı yol haritası hazırlanır ve planlanır.

Raporlama Analizi ve Çözüm Raporu: Bu analizde Next4biz BPM’in standart süreç analizi ve performans raporları dışında kurumunuza özel olarak talep edilen raporların kapsamı belirlenir. Bu raporlar için gerekli filtre alanları ve raporlama alanları tespit edilir.

ÇTR Sunumu & Onayı: Bu adımda Next4biz proje ekibi hazırladığı raporu kurumunuz yetkililerine sunar ve onaylarını alır. Bu toplantı ve sunum ile birlikte artık Next4biz BPM’in uyarlama projesi kapsamı son halini almış olur.

Prototipleme: Tasarım ve uyarlama adımından hemen önce süreç sahiplerinin akışta kullanılacak kullanıcı arayüzleri ile birlikte durumlar arası geçişi gözlemleyeceği bir prototip hazırlanır. Entegrasyon ve iş kuralları uygulamaları hariç tutarak hazırlanan bu prototip sayesinde süreç sahibi yapaılan tasarımın bir örneğini görerek tasarım sürecini değerlendirir.

İhtiyaç Analizi Soru Seti: İhtiyaç Analizi Soru Seti’nin eksiksiz cevaplandırılması doğru analiz yaparak projeyi kusursuz şekilde hayata geçirmek için çok önemlidir. Sorulara verilecek cevaplar ışığında iş analizinin ve teknik analizin kapsamı belirlenecektir.

Proje Başlangıç Toplantısı: Bu toplantıda kurumunuzda uyarlama projesinin süreç sahibi sahibi iş birimlerinin ve IT biriminin üst düzey yöneticilerinin yer alması projenin sponsorluğunun en üst düzeyde sahiplenildiğinin göstergesi olacaktır. Kurumunuzda projede görev alacak ekiplerin projeye dair motivasyonları bu yöneticilerin katılımına bağlıdır.

Proje Analiz Dokümanının Hazırlanması: Proje analiz dokumanı Next4biz proje ekibinin kurumunuzu tanıması için anahtar role sahiptir. Anahtar kullanıcılarınız bu dokumanı hazırlarken ne kadar çok dikkatli olurlarsa ve dokumana yeterli/gerekli detayları aktarırlarsa proje ekibinin kurumunuza özel uyarlama çözümünü yaratması o kadar kolaylaşır. Bu noktada anahtar kullanıcılar gerekirse kurum içindeki diğer birimlerden de görüş ve bilgi alarak detaylı bir çalışma yapmalıdır.

Veri Analizi: Anahtar kullanıcılar bu adımda mevcut müşteri hizmetleri yönetimi ihtiyaçları ile birlikte gelecekte ihtiyaç duyabilecekleri müşteri veri alanlarını da dikkate alarak analize destek olmalılar. Bu amaçla gerekirse kurum içindeki diğer birimlerden de görüş ve bilgi alarak detaylı bir çalışma yapılmalıdır.

Entegrasyon Analizi: Next4biz BPM modülü ile tüm iş akışlarının tek ekrandan yönetimini sağlayabilmek için hangi sistemlerle entegrasyonun yapılacağı, entegrasyonun kapsamı ve entegrasyonun nasıl yapılacağı önemlidir. Bu analiz için özellikle IT ekiplerinizin girdi sağlaması entegrasyonun sağlıklı yapılabilmesi ve proje planının oluşturulması için kritiktir.

Çözüm Tasarım Raporu (ÇTR): Bu raporda Next4biz BPM’in kurumunuza uyarlanma adımları ile birlikte entegrasyonların ve yapılacak geliştirmelerin tüm detayları belirlenir. Bu rapor kapsamında yer almayan bir uyarlama, geliştirme ya da entegrasyon gerçekleştirilmeyecektir. Ancak ihtiyaç duyulursa proje fazlara ayırılarak geçiş aşamalandırılabilir.

Raporlama Analizi ve Çözüm Raporu: Anahtar kullanıcılarınızın Next4biz BPM’in mevcut filreleme ve raporlama özellikleri inceleyerek bunlar dışında ihtiyaç duyulabilecek özel raporların tespit etmesi gerekir.

ÇTR Sunumu&Onayı: Bu toplantıya ve sunuma ilgili iş birimi yöneticilerinin katılımı önemlidir. Kurumun ana stratejilerine bağlı olarak yapılacak tüm uyarlama ve entegrasyonun çerçevesi, iş planı ve görev dağılımı bu toplantıda paylaşılacaktır.

Prototipleme: Next4biz BPM ürün danışmanları ve kurumunuzun süreç tasarımını yapacak anahtar kullanıcıları süreç sahiplerinin ihtiyaçlarına göre prototip bir iş akışı hazırlayarak Next4biz BPM’in kurumun ihtiyacını nasıl karşılayacağı somut bir uygulama üzerinde test edeceklerdir. Bu noktada beklentilerin somut bir biçimde tanımlanması ve hedefinin belirlenmesi önemlidir.

ADIM 4

Toplu Veri Yükleme

Kurumun mevcutta kullandığı bir veri tabanından verilerinin Next4biz BPM’e toplu olarak yüklenmesi için gerekli işlemlerin hazırlanarak yapılması adımıdır.

Bu adım için kurumun iş akışlarında kullandığı veri setinin Next4biz BPM’e aktarılmaya hazır olması gerekir.

ADIM 5

Uyarlama ve Entegrasyon

Tüm analizler yapıldıktan sonra hazırlanan ÇTR’na bağlı kalınarak bir yandan Next4biz proje ekibi ve anahtar kullanıcılar birlikte uyarlamaları gerçekleştirir, diğer yandan da entegrasyon için Next4biz entegrasyon ekibi ile birlikte kurumunuz IT ekibi entegrasyon çalışmalarını gerçekleştirir. Uyarlama sürecinde Next4biz bPM’in uyarlama metodu olan Road Map To Success adımlarına göre sırayla konfigürasyonel tanımlamalar yapılır.

Bu aşamada ÇTR’de belirlenen plana ve takvime bağlı kalmak kritik öneme sahiptir. Bu nedenle kurumunuzun iş birimi yöneticilerinin bu takvimin takipçisi olması ve özellikle entegrasyon sürecinde görev alacak IT biriminin gerekli kaynağı atayarak belirlenmiş olan takvime bağlı kalmaları gerekir.

ADIM 6

Test & Pilot

ÇTR’de belirlenmiş olan uyarlamalar (ve/veya entegrasyonlar) bittikten sonra anahtar kullanıcılar test senaryoları hazırlayarak Next4biz BPM’de kayıtlar oluşturup işletirler. Test senaryolarının başarısına göre bir pilot çalışmalar da yapılabilir.

Bu çalışma öncesinde anahtar kullanıcılar test senaryoları hazırlamış olmalıdır. Bu senaryolarda uçtan uca tüm süreç demo kullanıcılarla işletilir ve sonuçlar gözlemlenir. Canlı uygulamada yaşanması olası riskleri bu aşamada tespit edip gerekli revizyonlar yapılmalıdır.

ADIM 7

Son Kullanıcı Eğitimi

Anahtar kullanıcılar uyarlama ve entegrasyon adımından sonra tüm kullanıcıları Next4biz BPM kullanımı konusunda kurumlarına özel bir eğitim programı hazırlayarak bizzat eğitirler. Bunun için eğitim içerikleri hazırlayarak kullanıcılara Next4biz kullanım bilgisini aktarırlar. Eğer gerek görülürse bu amaçla bir kullanım kılavuzu da hazırlanabilir.

Bir kurumda Next4biz kullanıcı yetkinliği ne kadar yüksek olursa canlı kullanıma geçildiğinde anahtar kullanıcılara o kadar az kullanım bilgisi sorusu gelir ve kullanıcı deneyimine bağlı kullanıcı memnuniyeti bir o kadar yüksek olur. Bu nedenle etkili bir kulanıcı eğitimi güçlü bir başlangıç için en önemli anahtardır.

ADIM 8

Canlı Kullanım

Tebrikler! Artık siz de Next4biz BPM’in aktif bir kurumu oldunuz. Bu geçiş döneminde 2 hafta süresince Next4biz ürün danışmanları kullanıcı deneyimini geliştirmek üzere size doğrudan destek vermeye devam edecek. Sorunsuz biçimde kullanıma geçildiğinde artık tüm soru ve taleplerinizi Next4biz Teknik Destek Ekibi’ne Next4biz üzerinden YARDIM menüsü kullanarak iletebilir ve yine aynı platformdan takip edebilirsiniz.

Bu aşamada anahtar kullanıcılar Next4biz BPM’in kullanıcı deneyimini yakından takip ederek bu zamana kadar elde ettikleri bilgiyle, deneyimle ve yetkinlikle Next4biz BPM’in konfigürasyonunda arzu ettikleri değişiklikleri bizzat gerçekleştirebilirler.