Planlayın
Next4biz BPM’ i yeni kullanmaya başlayan kurumların uyarlama süreci 8 temel adımdan oluşmaktadır. Bu adımlar hakkında detaylı bilgiye buradaki linkten ulaşabilirsiniz.
Bu adımların ilki kurumunuzda BPM uyarlama sürecine öncülük edecek Süreç Analisti rolüne sahip en az 2 anahtar kullacının atanmasıdır. Bu kullanıcılardan birisinin mutlaka kurumun tüm süreçlerine hakim bir kurum yetkilisi, diğerinin de tüm süreçleri teknik bir gözle analiz ederek Next4biz BPM’ e uyarlayabilecek Süreç Tasarım Uzmanı rolüne sahip bir süreç analisti olması gerekir.
Eğitim sürecini başarıyla tamamlayan Next4biz BPM Süreç Analistleri bu alanda sertifika alarak profesyonel mesleklerinde önemli bir referansa sahip olacaklardır.
Eğitim sürecinin ardından Next4biz Proje Yönetimi ekibi kurumunuzu temsil eden Süreç Analistleri ile İhtiyaç Analizi Soru Seti’ ni paylaşacaklar. Katılımcıların en kısa süre içinde bu soru setinde yer alan sorulara detaylı olarak cevap vermeleri istenecektir. Bu soru setine verilen cevaplar, kurumunuza Next4biz BPM’ i uyarlarken izlenecek yol haritasına ışık tutan, başlangıç bilgilerinin yer aldığı, ilk başvuru kaynağı olacaktır.
İhtiyaç Analizi soru setine verilen cevapları değerlendiren Next4biz Proje Yönetimi Ekibi, Süreç Analistlerinin kurumunuzda sağlayacağı koordinasyonla birlikte, sürecin teknik entegrasyon aşamalarında aktif görev alacak IT birimi yöneticilerinin ve süreç sahibi iş birimi yöneticilerinin katıldığı bir Proje Başlangıç Toplantısı (Kick Off) gerçekleştireceklerdir.
Bu toplantıda kurumunuzdaki yöneticilerin katılımını sağlayarak bu yöneticilerin sponsorluğunu alarak uyarlama sürecini yönetmek Süreç Analistlerinin en önemli sorumluluklarından birisi olacaktır.
ÇTR’de yer alacak diğer analizler olan Veri Analizi, Entegrasyon Analizi ve Raporlama Analizi Süreç Analistlerinin koordinasyonu ile gerçekleştirilecektir. Kurumunuzun süreç yönetimi stratejilerine bağlı olarak iş akışlarında ve müşterilerle ilgili akışlarda kullanılacak sayfalarda hangi bilgilerin Next4biz BPM’de tutulacağına Veri Analizi’ nde karar verilir. Bu analiz sonucuna göre Next4biz BPM’ de gerekli Bildirim ve Müşteri Özel Alan tanımlamaları yapılır ve ihtiyaç duyulacaksa bu veri alanlarının entegrasyon araçları belirlenir. Akışlarda kullanılacak veri setinin hangilerinin dış sistemlerden geleceği tespit edilir.
Yukarıda bahsi geçen analizler sonrasında hazırlanan ÇTR’de belirlenen yönergelere göre, Next4biz Proje Ekibi ve kurumunuzun Süreç Analistleri olan anahtar kullanıcılar, birlikte uyarlamaları gerçekleştirir. Bu aşamaya paralel olarak aynı anda entegrasyonlar için Next4biz entegrasyon ekibi ile birlikte kurumunuzun IT ekibi entegrasyon çalışmalarını gerçekleştirir. Bu süreçte özellikle kurumunuzun IT ekiplerinin dedikasyonu konusunda en önemli sorumluluk Süreç Analistlerine düşmektedir.
Uyarlama ve entegrasyon aşamasının ardından Süreç Analistleri hazırlanan süreçleri test ederler ve bir pilot çalışması gerçekleştirirler. Daha sonra da kurum içinde süreçlerde görev alacak tüm kullanıcılara, yine kurumunuzda Next4biz BPM’i en üst düzeyde temsil eden anahtar kullanıcılar olan Süreç Analistleri tarafından, Son Kullanıcı Eğitimi verilir. Bu eğitimleri bizzat veren süreç analistleri tüm kullanıcıların Next4biz BPM eğitmeni olarak tüm sorularını cevaplarlar, etkin birer kullanıcı olmalarına ve Next4biz BPM’ den yararlanmalarına destek olurlar.
Kurumunuzda görevli ve aldığı eğitimlerle sertifikalı bir Next4biz BPM Süreç Analisti olan anahtar kullanıcılarınız dışarından desteğe ihtiyaç duymadan Next4biz üzerinde tüm uyarlamaları yapabilir hale gelecek ve kurumsal süreç yönetimi disiplinine göre kurumun tüm iş akışlarını birer uygulamaya dönüştürerek yönetme imkanına kavuşmanızı sağlayacaklardır. Bu nedenle bu anahtar kullanıcıların doğru atanması ve bu kullanıcıların eğitim sürecinden başarılı biçimde geçebilmeleri, kurumunuzun Next4biz BPM’den en üst düzeyde yararlanabilmesinin en kritik faktörüdür.
