Planlayın
Vigo ne zaman Next4biz BPM kullanmaya başladı?
Kurumun bir BPM arayışı içerisine girmesinin nedenleri neler oldu?
Daha önce farklı tablolar emailler aracılığıyla kuryelerin işe alım süreçlerini yönetiyorduk. Aslında kuryelerin işe alım ve işten çıkarılışa kadar bütün yaşam döngüsünde yönetmemiz gereken bir süreç var. Burada kuryenin farklı durumları var. İşe alımdan ekipman eğitimi, işbaşı eğitimi, ekipman teslimi gibi süreçler var. 6000 kişiden bahsediyoruz, bu kadar büyük bir topluluk yönetmek çok zor. Burada insan kaynaklı unutmalar olabiliyor. Bunun için bir iş akışına ihtiyacımız vardı. İnsani hataları ortadan kaldırmak için kullanmak istedik.
O dönemde Next4biz’e karar verilmesinin nedenleri nelerdi?
Güzel bir çözüm tasarımı sundu Next4biz. Programı bize güzel bir şekilde aktardılar. Programın esnekliği de önemliydi. Bizim iş süreçlerimize yeni süreçler eklememiz gerekebiliyor. Buradaki esnekliğin bu değişiklikleri kendi bünyemizde yapmamızı sağlaması bizim tercih sebebimiz oldu. Sürekli bir şeyler ekleniyor, bir şeyler çıkıyor. Bu değişiklikleri kimseye ihtiyaç duymadan kendi içimizde halledebiliyoruz.
Nasıl bir uyarlama ve entegrasyon dönemi yaşandı?
Şirketin iç mekanizmalarını gruplandırmakla başladı süreç. Organizasyonel yapılanmayı netleştirdik. Daha sonra kuryenin geçeceği durumlar saptandı. Bu durumlara karşı hangi veri alanlarının kullanılacağı, hangi kullanıcıların nerede zorunluluk sağladığı… Bütün bu süreç tasarlandı ve bize teslim raporlarına kadar hazırlanıp teslim edildi.
İlk etapta entegrasyon yapılmadı. Daha sonra web sitemiz ve Vigo App ile entegrasyon yapıldı. Kurye başvurularının otomatik kayıt açılmasıyla ilgili entegrasyonumuz var.
Şu anda kurumda süreç tasarımı ve yönetiminden sorumlu nasıl bir organizasyon var?
Süreç yönetiminde özellikle akışta herhangi bir problem olduğu zaman iş geliştirme departmanı olarak bize başvuruyorlar. Biz müdahil olabildiğimiz alanlara destek sağlıyoruz. Müdahil olamadığımız alanlarda da Next4biz’e ticket açıyoruz. Genellikle burada akış içinde özelleşen durumlar yani script ile yöneteceğimiz durumlarda Next4biz’e ulaşıyoruz. Yeni bir akış tanımladık, kurye yönetim süreci ile ilgili. Kurye yönetim sistemindeki o akışa alışan arkadaşlar çok rahat etti, hayatları çok kolaylaştı. Raporları kendileri çekebiliyorlar, kime vardiya yazabileceklerini, kime ekipman verebileceklerini canlı bir şekilde takip edebiliyorlar. Biz de kaç kuryemiz var, ne durumdayız, gelecek öngörülerimizi buradaki Dashboard’lardan yapabiliyoruz. Müşteri kayıtları ve müşteri akışını da Next4biz ile takip etmek istiyoruz.
Kurye süreçlerinizde Next4biz BPM’i nasıl kullanıyorsunuz?
Bir kuryenin başvuru sürecinde kurye bir aday durumu olarak açılıyor. Biz ihtiyaçlarımıza göre bu başvuruları içeri almaya başlıyoruz. İşbaşı eğitiminden işe alım evrak toplama sürecine, ekipman teslim sürecine kadar bir çok farklı departmanın desteğine ihtiyacımız var ve her departmanın bir eskalasyon süresinin olmasını gerekiyor. Bu sürelere riayet ederek kuryeyi en kısa sürede içeri alarak kuryenin işbaşı eğitimi süreçlerini kolaylaştırmayı hedefliyoruz. Aynı zamanda kuryelerimizin verilerini de bu sistemin içinde tutuyoruz.
Next4biz’den sonra kurumunuzda neler değişti? Hangi alanlarda katma değer yarattı?
Vigo’nun dijitalleşme sürecinde gelecek planları neler?
İlk etapta onboarding sürecine geçmek istiyoruz. Kuryenin kendi kaydını yapıp, kendi evraklarını yükleyebileceği bir ortam tasarlamak istiyoruz. Şu anda web sitesinden başvuruda kuryenin bir çok verisi sisteme akıyor fakat sonraki süreçte evraklarını da yükleyebileceği bir çalışmayı bizim yazılım ekibimiz yapıyor. Bu sistem devreye alınacağı zaman Next4biz ile entegrasyon yapılması planlanıyor.
