BPM Uygulama Yol Haritası

1

Anahtar Kullanıcı Atama

Uygulamayı yönetecek anahtar kullanıcıları atayın

Anahtar kullanıcılar Next4biz BPM'nin kurumunuzdaki en üst düzey temsilcileridir. Next4biz'i kurumunuza uyarlayacak, Next4biz teknik destek ekipleri ile koordinasyonu sağlayacak ve Next4biz'i yönetecek yetkililerdir. Her kurumdan en az 2 anahtar kullanıcı atanması gerekir. Bunlardan birisinin kurumun İş Süreçleri Yönetimi stratejilerine ve uygulamalarına hakim bir iş birimi temsilcisi olması, diğerininin de IT biriminden olması uyarlama sürecini kolaylaştıracaktır.

Dikkat Edilecek Konular

Tasarım ve Uyarlama eğitimi ve buna eşlik eden sertifikasyon sonrasında, Anahtar Kullanıcılar uygulama projesi boyunca proje ekibi ile kurumunuz arasındaki koordinasyonu sağlayarak katılacaklardır. Proje tamamlanıp canlıya geçildikten sonra, Anahtar Kullanıcılar Next4biz BPM sisteminin yapılandırma yetkisi rolünü sürdüreceklerdir. Anahtar Kullanıcıların kesintisiz katılımı ve proje takvimine sıkı sıkıya bağlı kalması proje başarısının temel faktörlerindendir.

2

Tasarım ve Uyarlama Eğitimi

Anahtar kullanıcılar için yoğun eğitim

Bu eğitim, kurumunuzda Next4biz BPM'nin yapılandırmasından sorumlu olacak iki ANAHTAR KULLANICI için tasarlanmış bir programdır. Bu eğitim bir "son kullanıcı eğitimi" değil, yetkililerinizin tüm uyarlama sürecinin hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlayacak yetkinlikleri kazanacağı ve sistem yapılandırmasının sorumluluğunun onlarda olacağı bir programdır.

Eğitim harmanlanmış öğrenme modeli kullanılarak iki aşamada uygulanmaktadır: İlk aşamada, kullanıcılar Next4biz Academy Öğrenme Yönetim Sistemi (LMS) üzerinden sağlanan videolar, sunumlar, testler, görevler ve uygulama senaryoları aracılığıyla kişisel öğrenme deneyimlerine göre uyarlanmış bir kendi kendine eğitim süreci yaşarlar. Bu aşamada sınavlarda ve uygulama senaryolarında başarılı olan katılımcılar, eğitimin ikinci aşamasındaki canlı atölyelere katılma hakkı kazanırlar. Atölyelerde, uyarlama ile ilgili bilgi ve beceriler yapılandırılmış atölye faaliyetleri ile pekiştirilirken, katılımcıların soruları soru-cevap oturumları ile yanıtlanır. Eğitim detaylarına buradaki link üzerinden ulaşabilirsiniz.

Dikkat Edilecek Konular

Tasarım ve uyarlama eğitimi ile son kullanıcı eğitimi arasındaki farkı ayırt etmek önemlidir. Son kullanıcı eğitiminin aksine, tasarım ve uyarlama eğitimi uyarlamanın inceliklerine daha derinlemesine iner.
Tam, kesintisiz katılım zorunludur. Eğitim programı sırasında sertifikasyon kazanamayan katılımcılar, uygulama projesi sırasında Anahtar Kullanıcı olarak katılamazlar.
Bir Anahtar Kullanıcı değiştirilirse, yeni Anahtar Kullanıcı Tasarım ve Uyarlama Eğitimi almalı ve ekibe katılmadan önce sertifikalandırılmalıdır.

3

Süreç Analizi ve Çözüm Tasarımı

Gereksinimleri analiz edin ve çözümler tasarlayın

Gereksinim Toplama

Gereksinim toplama amacıyla kullanılan araç, sertifikalı Anahtar Kullanıcılara dağıtılan Gereksinim Analizi Soru Seti (RAQS)'dir. RAQS sorularına verilen yanıtlar dijital olarak hazırlanır ve Next4biz proje ekibine gönderilir, burada derlenir ve birleştirilir.

Proje Başlangıç Toplantısı

Proje başlangıç toplantısı, yayınlama projesi faaliyetlerinin resmi başlangıcını işaret eden önemli bir toplantıdır. Hem kurumunuzdan hem de Next4biz'den proje ekibinin tüm üyeleri için bir başlangıç noktasıdır. Toplantı sırasında RAQS yanıtları gözden geçirilir ve paylaşılan taslak proje planı açıklanır.

Proje Gereksinim Analizi

Bu faaliyet sırasında, Gereksinim Analizi Soru Seti'ne verilen yanıtlar ve proje başlangıç toplantısı sırasında toplanan ek bilgilere dayanarak Proje Analiz Belgesi (PAD) hazırlanır. PAD, müşteri verisi gereksinim analizi ve entegrasyon gereksinim analizi dahil olmak üzere daha fazla analiz ve tasarımın temelini sağlar ve kapsamını belirler.

Müşteri Verisi Gereksinim Analizi

Proje Analiz Belgesi tarafından tanımlanan kapsama dayanarak, BPM ile ilgili verileri ve ana verileri depolamak için veri yapıları belirlenir ve tanımlanır. Mevcut yerleşik Next4biz BPM veri öğeleri gereksinimlerinizle eşleştirilirken, çözüm için gerekli yeni veri öğeleri belirlenir. Belirlenen veri öğeleri, kullanıcı arayüzlerine veya veriyi sağlayacak harici sistemlere eşlenir.

Entegrasyon Gereksinim Analizi

Bu faaliyette, entegrasyon için planlanan her sistem, sistemler arası iletişimi kolaylaştıran bir arayüz kurmak için uygun teknolojileri, yöntemleri, kapsamı ve yapıyı belirlemek amacıyla teknik açıdan değerlendirilir. Analiz sonuçları kapsamlı bir Entegrasyon Planında belgelenir.

Raporlama Analizi ve Çözüm Raporu

Bu analizde, Next4biz BPM'nin standart süreç analizi ve performans raporları dışında, kurumunuz tarafından özellikle talep edilen raporların kapsamı belirlenir. Bu raporlar için gerekli filtre alanları ve raporlama alanları belirlenir.

Çözüm Tasarım Raporu (SDR)

Next4biz proje ekibi tarafından hazırlanacak bu raporla birlikte, Next4biz BPM'nin kurumunuza uyarlama detayları hazırlanır. Rapor kapsamında, mevcut durum analizlerine dayanarak bir süreç tasarım yol haritası hazırlanır ve planlanır.

SDR Sunumu ve Onayı

Bu adımda, Next4biz proje ekibi hazırladığı raporu kurumunuzun yetkililerine sunar ve onaylarını alır. Bu toplantı ve sunumla, Next4biz BPM uyarlama projesinin kapsamı artık nihai şeklini almıştır.

Dikkat Edilecek Konular

Gereksinim Toplama: RAQS'i tam olarak yanıtlamak, kapsamlı bir analiz üretmek ve sonraki çözüm tasarımını yönlendirmek için çok önemlidir.
Proje Başlangıç Toplantısı: Hem kurumunuzdan hem de Next4biz'den proje ekibinin tüm üyeleri toplantıda bulunmalıdır. Üst düzey yöneticilerin ve paydaşların katılımı, katılımcıları vurgulamak ve motive etmek, projenin kurumunuz içindeki üst düzey desteğini göstermek için çok önemlidir.
Proje Gereksinim Analizi: PAD tarafından yakalanan kapsamlılık ve detay seviyesi, sonraki analiz, tasarım ve nihai özelleştirilmiş son çözümün kolaylığını ve kalitesini belirler. Anahtar Kullanıcılar, detaylı ve kapsamlı bir PAD sağlamak için tüm ilgili departmanlarla iletişim kurmada ve girdi derlemede önemli bir rol oynar.
Veri gereksinim analizi: Anahtar kullanıcılar bu aşamada sadece mevcut veri ihtiyaçlarını değerlendirmekle kalmayıp, Next4biz BPM'nin yayınlanmasına eşlik etmesi planlanan süreç iyileştirmelerinden kaynaklanan veri gereksinimlerini de belirleyerek kritik bir rol oynar. Anahtar kullanıcılar, uygulanan BPM süreçlerinde yer alan tüm ilgili departmanlar ve alt departmanlarla işbirliği yaparak bu analizin kurumunuzdaki tüm unsurların ihtiyaçlarını doğru bir şekilde temsil etmesini sağlar.
Entegrasyon Gereksinim Analizi: IT işlevini ve IT departmanını temsil eden Anahtar Kullanıcılar, entegrasyonun hedeflendiği sistemler hakkında kritik girdi sağlamada öncü rol oynar. Next4biz BPM modülü ile iş süreçleri yönetiminde tüm işlemlerin tek bir ekrandan gerçekleştirilmesini sağlamak için, hangi sistemlerle entegrasyon yapılacağı, entegrasyonun kapsamı ve entegrasyonun nasıl yapılacağı önemlidir. Bu analiz için, özellikle IT ekiplerinizin girdisi, entegrasyonun sağlıklı yapılması ve proje planının oluşturulması için kritiktir.
Raporlama Analizi ve Çözüm Raporu: Anahtar kullanıcılarınız, Next4biz BPM'nin mevcut filtreleme ve raporlama özelliklerini inceleyerek bunların dışında gerekebilecek özel raporları belirlemelidir.
Çözüm Tasarım Raporu (SDR): Bu raporda, Next4biz BPM'nin kurumunuza uyarlama adımlarıyla birlikte yapılacak entegrasyonların ve geliştirmelerin tüm detayları belirlenir. Bu raporun kapsamı dışında hiçbir uyarlama, geliştirme veya entegrasyon uygulanmayacaktır. Ancak gerekirse, proje aşamalara bölünebilir ve geçiş aşamalı olarak yapılabilir.
SDR Sunumu ve Onayı: Bu toplantı ve sunumda ilgili iş birimi yöneticilerinin katılımı önemlidir. Kurumun ana stratejileri, iş planı ve görev dağılımı doğrultusunda yapılacak tüm uyarlamaların ve entegrasyonların çerçevesi bu toplantıda paylaşılacaktır.

4

Uyarlama

Sistemi ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin

Uyarlama, onaylanmış Çözüm Tasarım belgesi tarafından belirlenen uyarlama gereksinimlerine ve Roadmap to Success (R2S) metodolojisine uygun olarak Next4biz ekibi üyeleri ve Anahtar Kullanıcılar tarafından işbirliği içinde gerçekleştirilir.

Dikkat Edilecek Konular

Çözüm Tasarım belgesinde tanımlanan takvime bağlı kalmak bu aşamada çok önemlidir. Bu nedenle ana paydaşlar bu aşamada proje ilerlemesini yakından izlemelidir.

5

Entegrasyon

Mevcut sistemlerle entegre edin

Bu aşamadaki faaliyetler iki kategoriye ayrılır:

İletişim kanalları entegrasyonu

Bu ilk kategori olup, kurumsal sistemlerle entegrasyonu kapsar. Next4biz BPM, çeşitli sistemlerle entegre edilebilir. Diğer sistemlerin sistem entegrasyonu gerçekleştirilmeden önce karşılanması gereken ön koşulları vardır: Bazı sistemler, Next4biz BPM ile arayüz oluşturmak için ek olarak API üyeliği gerektirir. E-ticaret merkezleri, online hizmetler, ERP sistemleri ve diğer uygulamalar da entegrasyonun teknik yönlerinin yanı sıra karşılanması gereken abonelikle ilgili ön koşullara sahip olabilir.

Müşteri bilgisi entegrasyonu

İkinci kategori veri entegrasyonudur. Kurumsal sistemlerin entegrasyonu, verilerin iki yönlü paylaşımını içerir. Bunu kolaylaştırmak için web hizmetleri iyi bir aracılık mimarisi sağlar. IFrame'ler, Next4biz BPM içinden diğer kurumsal uygulamalara erişimi gömek için de kullanılabilir. Bu mümkün olduğunda, Next4biz BPM harici sistemlerle veri senkronize edebilir ve sistemler arası işlemenin bir parçası olarak işlemeyi tetikleyebilir.

Dikkat Edilecek Konular

Kurumsal sistem entegrasyonları web hizmetleri aracılığıyla kolaylaştırılır. Next4biz, sizin sağladığınız bu web hizmetleri aracılığıyla çeşitli verilere erişebilir.
Veri entegrasyonu web hizmetleri aracılığıyla kolaylaştırılır. Next4biz, sizin sağladığınız bu web hizmetleri aracılığıyla iş süreçleri yönetimi için gerekli verilere erişebilir.

6

Test ve Pilot

Çözümü test edin ve pilot çalıştırın

Çözüm Tasarım (SD) belgesi tarafından belirlenen uyarlamalar ve entegrasyonlar tamamlandıktan sonra, Anahtar Kullanıcılar Next4biz BPM ortamında test senaryoları hazırlar ve çalıştırır. Bu senaryolarla elde edilen başarıya göre, bir pilot çalışma da gerçekleştirilebilir.

Dikkat Edilecek Konular

Test senaryolarının bu aşama için bir ön koşul olarak Anahtar Kullanıcılar tarafından önceden hazırlanması gerekir. Tüm süreçlerin gerçek son kullanıcılar tarafından bu senaryolarla kapsanması, canlı operasyonlara bakıldığında herhangi bir riski doğru bir şekilde belirlemek için önemlidir. Belirlenen riskleri ortadan kaldırmak için uyarlama revizyonları yapılmalıdır.

7

Son Kullanıcı Eğitimi

Son kullanıcıları sisteme eğitin

Bu aşamada Anahtar Kullanıcılar, Son Kullanıcıları hedefleyen eğitim programları ve içerikleri hazırlar ve bu temelde Son Kullanıcılara kişisel olarak eğitim verir. Hazırlanan eğitim materyalleri, işletmenizin bağlamı içinde Next4biz BPM kullanım uygulamalarını ve uyarlama sonrası uygulanan BPM sisteminizin benzersiz durumunu yansıtır. Gerekirse, Son Kullanıcılara sağlanan materyallerin bir parçası olarak bir kullanıcı kılavuzu da hazırlanabilir.

Dikkat Edilecek Konular

Son Kullanıcı eğitiminin kalite seviyesi, Son Kullanıcıların Anahtar Kullanıcılara yaptığı destek başvurularıyla ters orantılıdır. İyi tasarlanmış bir eğitim programı, Son Kullanıcı memnuniyetini sağlar ve kapsamlı desteğe olan ihtiyacı azaltır.

8

Canlı Kullanım

Canlıya geçin ve sistemi kullanmaya başlayın

Tebrikler! Artık Next4biz BPM'nin, önde gelen iş süreçleri yönetimi çözümlerinden biri olan aktif bir kurumusunuz. Bu geçiş döneminde, 2 hafta boyunca, Next4biz ürün danışmanları kullanıcı deneyimini iyileştirmek için size doğrudan destek sağlamaya devam edecektir. Sorunsuz bir şekilde canlıya geçtiğinizde, tüm sorularınızı ve taleplerinizi Next4biz HELP menüsünü kullanarak Next4biz Teknik Destek Ekibi'ne iletebilir ve aynı platformdan takip edebilirsiniz. Next4biz Teknik Destek ekibi de sizin gibi Next4biz kullanmaktadır.

Dikkat Edilecek Konular

Bu noktadan itibaren, Anahtar Kullanıcılar Next4biz BPM sisteminizin kullanımını izlemeli ve ortaya çıkan riskleri ve süreç iyileştirme fırsatlarını belirlemelidir. Uygulama ve süreçlerle ilgili deneyimleri, değişen iş gereksinimlerinize yanıt olarak Next4biz BPM sisteminizin yapılandırmasını bağımsız olarak geliştirmeleri için yeterli olacaktır.